Sáng kiến giải quyết những bất cập
Từ năm 2017 đến nay, với trình độ chuyên môn là thạc sĩ công nghệ thông tin, cử nhân quản trị Kinh doanh và sự đam mê nghiên cứu công nghệ thông tin, anh Trần Văn Lễ (Phó Trưởng phòng Hành chính, Công ty VOSCO) đã chủ động phối hợp với các đồng nghiệp và tự mình xây dựng 5 phần mềm mới, cập nhật tính năng cho các phần mềm hiện vẫn đang được sử dụng trong Công ty.
Năm 2017, anh Lễ đã phối hợp với phòng Vật tư viết phần mềm “Kiểm soát chuỗi mua sắm và chi phí” để tạo ra một công cụ thân thiện và hiệu quả chạy trên nền web nên có tốc độ xử lý nhanh, tiết kiệm rất nhiều công sức cho các chuyên viên phòng vật tư, đồng thời nhanh chóng cung cấp chính xác các số liệu tức thời (online) cho lãnh đạo Công ty và các phòng ban liên quan.
Phần mềm này đã được Tổng Công ty Hàng hải Việt Nam đánh giá cao được tham gia Ngày hội sáng tạo Tổng Công ty 2019 (đạt Giải Ba). Tổng Công ty Hàng hải Việt Nam đã chỉ đạo các công ty vận tải biển trong tổng công ty tham khảo xây dựng và triển khai cho tất cả các đơn vị vận tải.
Trong quá trình làm việc, nhận thấy những bất cập trong việc trao đổi thông tin giữa các phòng, bộ phận liên quan đến việc quản lý đội tàu của công ty. Ví dụ như đối với các phòng kỹ thuật, việc trao đổi thông tin bản vẽ giữa công ty với tàu và các đơn vị dịch vụ sửa chữa mất nhiều thời gian do phải tra cứu tài liệu trong các hộp và scan bản vẽ nhất là các tình huống sự cố cần phải giải quyết gấp; đối với phòng Vật tư, việc mua bán phụ tùng vật tư của đội tàu do tỉ trọng mua bán hàng không phải chính hãng hiện nay chiếm khoảng 60% (mục đích giảm chi phí) nên để mua được hàng không chính hãng, phòng Vật tư đã phải phối hợp với phòng Kỹ thuật để tra cứu tài liệu và scan tài liệu gửi cho các nhà cung cấp đặt mua theo yêu cầu - việc này đã làm lãng phí thời gian của các nhân viên cả khối kỹ thuật và vật tư. Ngoài ra, đối với đội tàu, một số tàu của Công ty cũng do việc quản lý tài liệu không tốt dẫn tới thất lạc tài liệu hoặc tài liệu để không đúng hộp gây khó khăn trong việc tìm kiếm.
Để giải quyết những bất cập trên, năm 2019, anh Trần Văn Lễ đã nghiên cứu đưa ra sáng kiến “Xây dựng kho tài liệu điện tử cho tàu”. Sáng kiến của anh Lễ đã được lãnh đạo Công ty tạo điều kiện và đưa vào áp dụng. Sáng kiến thực hiện scan tài liệu cho toàn bộ đội tàu với 14 con tàu (tài liệu của một tàu khoảng 350 quyển, số trang trung bình mỗi quyển khoảng 45 trang); viết phần mềm tra cứu tài liệu; thực hiện cập nhật tài liệu đã scan vào phần mềm.
Sáng kiến này đã tiết kiệm thời gian hơn trong việc tra cứu, trao đổi thông tin với nhà cung cấp cũng như thời gian trao đổi giữa tàu với các phòng ban chuyên môn; lưu trữ tài liệu an toàn và lâu dài, tránh thất thoát tài liệu; dễ dàng chia sẻ tài liệu, tiết kiệm chi phí photocopy và chuyển phát tài liệu; dễ dàng thêm mới, bổ sung sửa đổi tài liệu; giảm nhu cầu phải lưu trữ hồ sơ giấy tại công ty, đội tàu giúp giải phóng không gian lưu trữ cho các mục đích sử dụng khác hiệu quả hơn; các tài liệu được số hóa dễ dàng lưu trữ, truy cập và truy xuất hơn, thông tin được lưu trữ điện tử được bảo vệ, bảo mật nhờ các hạn chế truy cập, cơ chế phân quyền và mật khẩu.
Hạt nhân tiêu biểu của các phong trào thi đua
Trao đổi với phóng viên Báo Lao Động, anh chia sẻ: “Tôi là dân kỹ thuật tin học, do đó, trong quá trình làm việc, tôi và các đồng nghiệp thấy mảng việc nào chưa được học hoá nhiều, thì chúng tôi cố gắng tìm tòi, nghiên cứu để áp dụng công nghệ thông tin, nhằm giảm chi phí, công sức của đồng nghiệp. Đặc biệt, trong hoạt động chuyển đổi số tại Công ty, chúng tôi nhận được sự hỗ trợ rất nhiều của tập thể lãnh đạo, công đoàn, qua đó giúp chúng tôi mạnh dạn đề xuất ý tưởng để triển khai lập trình rồi đưa vào ứng dụng…”.
Ông Phạm Văn Hải - Phó Chủ tịch Công đoàn Tổng Công ty Hàng hải Việt Nam đánh giá, anh Trần Văn Lễ là một trong những đoàn viên công đoàn đã tích cực tham gia phong trào thi đua lao động giỏi, lao động sáng tạo do Tổng LĐLĐVN và Công đoàn Tổng Công ty Hàng hải Việt Nam phát động. Những sáng kiến, sáng tạo, ứng dụng các phần mềm trong công tác của anh Lễ đã góp phần để doanh nghiệp từng bước chuyển đổi số trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
“Trong những năm qua anh Trần Văn Lễ đã có nhiều sáng kiến, giải pháp có giá trị làm lợi cao trong quản lý, vận hành khai thác đội tàu, bảo vệ môi trường của Công ty VOSCO. Đồng thời, anh Lễ cũng tích cực học tập nâng cao trình độ - nhất là kiến thức về công nghệ thông tin, tham gia phong trào do công đoàn phát động như các hoạt động an sinh xã hội, văn hóa thể thao... Cá nhân anh Trần Văn Lễ và các đoàn viên của Công đoàn Công ty VOSCO là những hạt nhân tiêu biểu của Công đoàn Tổng Công ty Hàng hải VN tích cực tham gia Chương trình 75 nghìn sáng kiến sáng tạo vượt khó do Tổng LĐLĐVN phát động, nhân dịp kỷ niệm 135 năm Ngày Quốc tế Lao động 1.5…” - ông Hải nhấn mạnh.
