Theo đó, trình tự, thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất cụ thể như sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ
Người yêu cầu công chứng hoàn thiện hồ sơ và nộp trực tiếp tại phòng/văn phòng công chứng có trụ sở tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi có nhà đất thế chấp.
Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
- Nếu hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì tiếp nhận và chuyển sang bước sau.
- Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng chưa đầy đủ, không hợp lệ thì công chứng viên ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung (phiếu hướng dẫn ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung).
- Nếu hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết thì công chứng viên từ chối tiếp nhận hồ sơ và giải thích lý do.
Bước 3: Soạn thảo và ký hợp đồng
Soạn thảo hợp đồng
- Trường hợp hợp đồng công chứng đã được người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn thì công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng.
Trong dự thảo hợp đồng có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, nội dung của văn bản không phù hợp thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa đổi.
Nếu người yêu cầu công chứng không sửa đổi thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng.
- Nếu người yêu cầu công chứng không chuẩn bị dự thảo hợp đồng và đề nghị công chứng viên soạn thảo thì công chứng viên soạn thảo theo thỏa thuận của các bên.
Soát thông tin và ký
- Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.
Trường hợp người yêu cầu công chứng có yêu cầu sửa đổi, bổ sung thì công chứng viên xem xét và thực hiện việc sửa đổi, bổ sung.
- Khi người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong dự thảo hợp đồng, công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng ký vào từng trang của hợp đồng.
Bước 4: Ký chứng nhận
Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ theo quy định để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng và chuyển bộ phận thu phí của tổ chức hành nghề công chứng.
Bước 5: Trả kết quả
Bộ phận thu phí của tổ chức hành nghề công chứng hoàn tất việc thu phí, thù lao công chứng và chi phí khác theo quy định, đóng dấu và hoàn trả lại hồ sơ cho người yêu cầu công chứng.
