Điều 58 Luật Xử lý vi phạm hành chính quy định rõ điều này. Biên bản vi phạm hành chính phải ghi rõ ngày, tháng, năm, địa điểm lập biên bản; họ, tên, chức vụ người lập biên bản; họ, tên, địa chỉ, nghề nghiệp của người vi phạm hoặc tên, địa chỉ của tổ chức vi phạm; giờ, ngày, tháng, năm, địa điểm xảy ra vi phạm; hành vi vi phạm; biện pháp ngăn chặn vi phạm hành chính và bảo đảm việc xử lý; tình trạng tang vật, phương tiện bị tạm giữ; lời khai của người vi phạm hoặc đại diện tổ chức vi phạm; nếu có người chứng kiến, người bị thiệt hại hoặc đại diện tổ chức bị thiệt hại thì phải ghi rõ họ, tên, địa chỉ, lời khai của họ; quyền và thời hạn giải trình về vi phạm hành chính của người vi phạm hoặc đại diện của tổ chức vi phạm; cơ quan tiếp nhận giải trình.
Ngoài ra, Nghị định 81/2013/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Xử lý vi phạm hành chính và Thông tư 34/2014/TT-BCA của Bộ Công an quy định về các biểu mẫu để sử dụng khi xử phạt vi phạm hành chính thuộc thẩm quyền của CAND không quy định biên bản vi phạm hành chính phải đóng dấu treo.
Biên bản vi phạm hành chính được quản lý chặt chẽ từ việc in, cấp phát, sử dụng và phải lập sổ sách theo dõi. Bản thân mẫu biên bản đã có số seri (số nhảy) và đóng theo số tờ và số quyển, do đó cơ quan chức năng căn cứ vào đây để quản lý, kiểm soát việc lập biên bản.
Mẫu biên bản là do cơ quan có thẩm quyền ban hành và do người có thẩm quyền đang thi hành công vụ xác lập để ghi nhận hành vi vi phạm hành chính. Việc đóng dấu vào góc biên bản trước nay là do thói quen của các đơn vị, địa phương.
