Theo quy định của Điều lệ CĐ Việt Nam và Hướng dẫn 238/HD-TLĐ thi hành Điều lệ CĐ Việt Nam, Đại hội CĐ các cấp được tiến hành trình tự theo các nội dung chủ yếu sau: Chào cờ; bầu đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu; tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu; diễn văn khai mạc, thông qua chương trình, quy chế làm việc của đại hội; báo cáo thẩm tra tư cách đại biểu (đại hội toàn thể đoàn viên do đoàn chủ tịch đại hội báo cáo về số lượng và tư cách đoàn viên dự đại hội); báo cáo tổng kết nhiệm kỳ và phương hướng nhiệm kỳ tới; tham luận, thảo luận các văn kiện của đại hội; phát biểu của CĐ cấp trên, đại diện cấp ủy Đảng, chính quyền, chuyên môn; tổ chức bầu cử (thực hiện các công việc theo quy trình bầu cử); thông qua nghị quyết đại hội; bế mạc (chào cờ).
Theo ông Đinh Quốc Toản - Chủ tịch CĐ các KCN & CX Hà Nội, để thực hiện đúng trình tự, bài bản như trên, công tác chuẩn bị phải kéo dài đến hàng tháng, có khi cả năm. Đối với CĐ cấp trên cơ sở trở lên, nơi có cán bộ chuyên trách (cấp ngành, huyện, CĐ KCN) thì có thể thực hiện tốt, nhưng đối với CĐCS DN ngoài nhà nước, với đặc thù là cán bộ CĐ không chuyên trách thì rất khó thực hiện. Tại đây, cán bộ CĐ do hoạt động kiêm nhiệm; bên chuyên môn không sắp xếp được thời gian, nên một tháng hoạt động CĐ được một vài lần đã là quý. Tại những đơn vị này, sắp xếp được thời gian tổ chức đại hội CĐ đã là một điều nan giải; việc triệu tập đại biểu để bầu cũng rất khó khăn vì liên quan đến sản xuất, kinh doanh. Ngay cả chủ DN cũng không thích vì thiệt hại về kinh tế. Tổ chức đại hội một cách bài bản, đúng trình tự có thể sẽ diễn ra nửa ngày. Vì vậy, đối với công tác tổ chức đại hội tại những đơn vị này không thể yêu cầu họ thực hiện bài bản 100% theo như quy định của Điều lệ CĐ Việt Nam.
Chính vì vậy, theo kinh nghiệm của CĐ các KCN & CX Hà Nội, đối với những CĐCS khu vực ngoài nhà nước, công tác tổ chức đại hội phải đặc thù. Vai trò của cán bộ CĐ cấp trên cơ sở phải phát huy tối đa, hỗ trợ cán bộ CĐ của các CĐCS một cách cao nhất: Cần phải chuẩn bị sẵn các biểu mẫu, kịch bản chi tiết cho CĐCS; giúp đến nơi, đến chốn, từ cái nhỏ nhất cũng phải hướng dẫn một cách cụ thể để tránh sai sót. Phương châm là tổ chức đại hội đầy đủ các bước theo như quy định của Điều lệ, nhưng rút ngắn lại mà vẫn đạt hiệu quả cao nhất. Chính nhờ sự hỗ trợ, thúc giục, giám sát của CĐ các KCN Hà Nội, nhiều CĐCS trong khu vực DN ngoài nhà nước đã tổ chức đại hội khá ngắn gọn (ở những đơn vị lớn, đông đại biểu, đại hội diễn ra từ 1,5-2 giờ; còn tại những đơn vị nhỏ, ít đại biểu, thời gian tổ chức từ 1-1,5 giờ), nhưng vẫn đảm bảo yêu cầu theo như Điều lệ; sau đó DN có thể trở lại sản xuất bình thường, đảm bảo không xáo trộn; đảm bảo sự hài hòa giữa hoạt động CĐ và chuyên môn.
