Biên bản vi phạm hành chính phải được lập thành ít nhất 2 bản, phải được người lập biên bản và người vi phạm hoặc đại diện tổ chức vi phạm ký.
Trường hợp người vi phạm không ký được thì điểm chỉ. Nếu có người chứng kiến, người bị thiệt hại hoặc đại diện tổ chức bị thiệt hại thì họ cùng phải ký vào biên bản. Trường hợp biên bản gồm nhiều tờ, thì những người được quy định tại khoản này phải ký vào từng tờ biên bản.
Nếu người vi phạm, đại diện tổ chức vi phạm, người chứng kiến, người bị thiệt hại hoặc đại diện tổ chức bị thiệt hại từ chối ký thì người lập biên bản phải ghi rõ lý do vào biên bản.
Biên bản vi phạm hành chính lập xong phải giao cho cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính 1 bản. Trường hợp vi phạm hành chính không thuộc thẩm quyền hoặc vượt quá thẩm quyền xử phạt của người lập biên bản thì biên bản phải được chuyển ngay đến người có thẩm quyền xử phạt để tiến hành xử phạt.
Trường hợp người chưa thành niên vi phạm hành chính thì biên bản còn được gửi cho cha mẹ hoặc người giám hộ của người đó.
Vì vậy, việc làm mất biên bản nộp phạt sẽ không ảnh hưởng gì đến vấn đề xử lý vi phạm. Người vi phạm chỉ cần đến kho bạc nhà nước mà người vi phạm đã đến nộp phạt lần trước và trình bày vụ việc của mình.
Do khi vi phạm giao thông, cơ quan xử phạt đã lập thành 2 biên bản, giao cho người vi phạm 1 biên bản, còn cơ quan sẽ lưu giữ lại 1 biên bản. Hồ sơ vi phạm của người vi phạm đã được lưu giữ lại, nên khi người vi phạm đến và trình bày vấn đề của mình thì việc xử lý vi phạm sẽ vẫn được tiến hành như bình thường.
